Organizar um evento corporativo e executar ele com perfeição e garantir a satisfação de todos os participantes é extremamente complicado, se não impossível. Sim, infelizmente executar um evento corporativo perfeito é algo impossível. Sempre haverá algo que você sabendo ou não, não vai sair como planejado. E é aí que entra o feedback (ou formulário de opinião) entra em ação.

Negligenciado e subestimado por muitos organizadores de eventos corporativos, o feedback dos participantes é extremamente valioso. É nele que você consegue transformar algo abstrato em concreto. Ou seja, transformar opiniões e percepções dos participantes em números. E isto vale ouro! Com estes números e percepções em mãos, você vai entender o que deu certo no seu evento e o que precisa ser melhorado – na opinião de quem participou e não na sua ou da sua equipe, que tem uma visão viesada. Talvez o que você ache que não deu certo e que é crítico para o próximo evento, não seja a mesma percepção dos participantes. E o oposto também pode ser verdadeiro.

A seguir, vamos dar algumas sugestões de como elaborar um formulário de feedback com o qual você consiga extrair informações valiosas dos participantes de seu evento.

1 – Utilize uma plataforma online

Use a tecnologia a seu favor. Assim como você usa a Agenda Open para facilitar a busca por espaços de eventos e diminuir o seu tempo de busca por eles, utilize plataformas de pesquisa online que vão gerar relatórios automaticamente para você ou que tem a opção de exportar para um arquivo em Excel. Algumas opções gratuitas são o Google Forms  e o Survey Monkey. Muito importante você ter os contatos de endereço de e-mail dos participantes para enviar o formulário de pesquisa.

2 – Dê algo em troca para quem participa da pesquisa

As pessoas são ocupadas e fazer elas pararem para responder uma pesquisa, por mais que você tenha argumentos de que isto vai trazer benefícios para ela no futuro, é bem complicado. Por isto, pense em algo que você pode dar de benefício para quem responder a sua pesquisa. Você pode, por exemplo, dar um desconto para o seu próximo evento. Ou fazer um sorteio de algo bem legal entre as pessoas que responderem a pesquisa. Você também pode fazer uma parceria com alguém para dar um brinde para quem ajudar você dando feedback. Você verá que isto aumentará muito a sua taxa de resposta dos feedbacks.

3 – Timing é primordial

Não demore para enviar o formulário de feedback para os participantes do seu evento. A expressão “não demore” quer dizer: não deixe passar mais de 2 dias depois do evento para enviar o formulário. Mais do que isso, a sua pesquisa pode sair viesada, além dos participantes perderem o engajamento que tiveram no evento e assim a sua taxa de resposta diminuir drasticamente. Por esse motivo, prepare o formulário de feedback ANTES do evento. A elaboração do formulário deve ser parte da organização do evento. Além disso, avise os participantes que eles vão receber o formulário de feedback e caso tenha algum benefício para quem responder ele, anuncie isto também. 

4 – Faça sua pesquisa valer a pena

Criar formulário de pesquisa é como organizar um evento: é uma arte. Leva tempo e consome neurônios. Mas assim como eventos quando bem pensados e planejados, dão resultados incríveis. Por isto, separe um tempo para elaborar ele.

Antes de criar o formulário, se pergunte o que você quer saber. Quais são os questionamentos que você deseja que este formulário responda? Você quer saber se os participantes gostaram do evento? Se eles voltariam em um próximo? Se eles indicariam para alguém? Qual é o perfil de quem participou? Como eles gostam de ser abordados para consumirem os produtos que você vende? É muito importante neste processo você ter ciência de que as respostas que você gostaria de receber, podem não ser as que você receberá. E que as hipóteses que você formulou poderão cair por água abaixo. E isto é muito melhor do que você pode achar, pois as respostas te nortearão para fazer cada vez mais eventos melhores e com maior valor!

Há um artigo muito interessante no site do Survey Monkey que vai ajudar bastante você a elaborar o seu formulário de feedback. Clique aqui para ler o artigo “Diferença entre a pesquisa quantitativa e a qualitativa”.

Por fim, use ao máximo as conclusões tiradas da sua pesquisa com os participantes de seu evento. Após o resultado dela, faça uma sessão de “lições aprendidas” com seu time para analisar os resultados e já prever melhorias para os próximos eventos.