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Escolhendo um Hotel para seu Evento Corporativo

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Realizar um evento corporativo como reunião, treinamento, workshop, palestra, cursos, entre outros, em um hotel tem diversas vantagens, tanto para o organizador do evento empresarial, quanto os convidados e frequentadores. Contudo, é muito importante para o organizador analisar muito bem as propostas de cada espaço para evento corporativo, bem como as suas vantagens e desvantagens.

Abaixo fizemos um passo a passo para ajudar você na escolha do hotel para realizar seu evento empresarial.

Objetivo do evento corporativo e quantidade de participantes

Assim como em outros posts em nosso blog que ajudam a escolher o espaço para seu evento, o primeiro passo é saber qual o objetivo do evento a ser realizado. Se o evento corporativo a ser realizado for uma reunião entre as pessoas da empresa, uma sala pequena em formato de reunião será a ideal. Contudo, caso o objetivo seja realizar uma imersão dos participantes em uma palestra, workshop, treinamento, curso ou outro tipo de evento com uma maior quantidade de pessoas, você deverá optar por hotéis que ofereçam uma estrutura com salas maiores e mais comodidades para os participantes. 

Localização do evento empresarial

Caso o evento seja para os funcionários da empresa que ficam alocados em uma localização específica, prefira hotéis com espaços para eventos próximos ao local de trabalho delas, facilitando assim o deslocamento dos participantes até o local do evento. Neste caso, oferecer transporte da empresa para o hotel onde será realizado o evento corporativo, é uma boa sugestão.

Se o evento for para pessoas que venham de diferentes regiões da cidade ou do país, então um hotel com estrutura para evento empresarial com localização próxima a transporte público e com estacionamento próprio é a melhor saída para facilitar a locomoção dos participantes. A grande vantagem em realizar um evento corporativo em um hotel quando há participantes de diversos locais que necessitarão de hospedagem é que uma grande dor de cabeça é cortada pela raiz: a locomoção dos participantes do evento durante a duração dele.

Nos dois casos, certifique-se, caso os participantes forem necessitar, se há restaurantes na redondeza, bem como estacionamento, mercados e drogarias.

Neste caso, o mapa oferecido na página de busca na Agenda Open é uma grande ajuda, pois você pode procurar o hotel para evento corporativo na melhor região da cidade em que deseja realizar seu evento empresarial.

Cheque a infraestrutura

Hotéis que são preparados para realização de evento corporativos usualmente tem uma boa estrutura com restaurante, acomodação, estacionamento e serviços a oferecer. Estes tipos de hotéis já dispõem de espaços específicos para realização de eventos com cadeiras e mesas para serem utilizadas.

Caso participantes do evento fiquem hospedados no hotel, confira também a estrutura dos quartos, bem como a conservação deles. A hospedagem também é parte importante na satisfação dos participantes do evento.

Além deste pontos também certifique se há banheiros suficientes para suportar a quantidade de pessoas que estarão presentes no evento. 

Equipamentos Audiovisuais

Muito raramente um evento corporativo não necessita de equipamento audiovisual. Seja um telão, projetor, caixa de som ou microfone, estes itens são essenciais para o sucesso do evento. Portanto, garantir que o hotel disponha destes equipamentos ou uma empresa terceirizada os deixe prontos para serem usados é ponto crítico na organização do evento empresarial.

Serviços oferecidos pelo hotel

Lembre-se de verificar quais os serviços oferecidos pelo hotel durante o evento corporativo. A internet é gratuita para os participantes ou é cobrada a parte? Água, café e chá estarão disponíveis para os convidados? Qual o tipo de alimentação como coffee break é oferecida pelo hotel?

Estas perguntas são muito importantes para se ter em mente durante a organização do seu evento para que não haja nenhuma surpresa.

Budget

Eventos empresariais normalmente tem orçamentos pré-definidos e é de extrema importância que o organizador se atenha a ele. Após o levantamento das opções dos hotéis disponíveis para realizar o evento corporativo, bem como dos serviços adicionais como alimentação e bebida, hospedagem e equipamentos audiovisuais, é a hora de analisar cuidadosamente todas as opções em relação ao budgetdo evento. 

6 passos para organizar um evento corporativo de sucesso

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Saiba o objetivo do evento

O principal ponto é saber o objetivo do evento. Ele vai ser uma reunião? Um workshop? Uma palestra? Ou vai ser uma convenção junto com uma feira? Na hora de começar a organização do seu evento corporativo, é extremamente importante saber e ter sempre em mente a razão pela qual ele vai ser realizado. Se for uma reunião, quantas pessoas vão participar? O objetivo dela é fechar algum negócio ou reunir a equipe interna de uma empresa para discutir o planejamento estratégico? Quantas pessoas participarão? 

Defina seu orçamento

Muitas pessoas esquecem de um dos pontos mais críticos: o orçamento (também conhecido como budgetem inglês). O seu orçamento irá impactar diretamente na escolha do local, bem como na alimentação e bebida e nos equipamentos. Conseguir gerenciar o orçamento do evento é realmente desafiador, mas imprescindível para o sucesso dele. Através de uma boa gestão dele, você irá conseguir conciliar a locação do espaço, bem como a contratação de alimentação e bebida e equipamentos (estes serão seus maiores custos na realização do seu evento corporativo).

Dica: Lembre-se sempre de conversar com o responsável pelo evento empresarial quais são as suas demandas e itens imprescindíveis para realização do evento junto com o orçamento disponível para ele. Com isto, você já terá mais de meio caminho andado em direção ao sucesso!

Escolha um espaço ideal

Tempos atrás era muito difícil encontrar o espaço ideal para um evento corporativo. Pesquisas levando em consideração localização, capacidade, tamanho e comodidades podiam levar dias. Contudo, graças à tecnologia e desenvolvimentos, você pode encontrar diversos espaços para eventos corporativos na Agenda Open de uma forma rápida e fácil pedindo diversas cotações para espaços de evento.

A escolha do espaço ideal deve sempre levar em consideração os seguintes itens: 

  • Localização: qual a melhor localização para os participantes do evento?
  • Quantidade de pessoas: quantas pessoas participarão do evento?
  • Formato da sala: para melhor aproveitamento do conteúdo e discussões, qual o melhor formato?
  • Comodidades: quais são as comodidades que o espaço de evento deve ter?
  • Tipo de espaço: ele deve ser mais sofisticado, descontraído ou moderno?

Contrate os equipamentos e alimentação necessários

Não se esqueça da contratação de equipamentos para realização do evento. Será necessário um projetor para exibição de slides ou vídeos? Se for passar um vídeo, um equipamento de som também é necessário. O evento tem mais de 30 a 40 pessoas? Se sim, um microfone pode ser uma boa ideia para não forçar a voz dos participantes.

Se o evento empresarial for mais longo que 2 horas, é recomendável que se sirva um coffee break para os participantes. Além disso, deixar água e café na sala, também é uma boa ideia. Caso seu evento se estenda o dia inteiro, contrate com um buffet ou com o espaço um almoço ou garanta que o espaço onde o evento é realizado tenha restaurantes para os participantes se alimentarem.

Faça um checklist para sua organização

Organizar um evento corporativo envolve muitas tarefas que podem ser esquecidas facilmente. Para que nada passe sem ser verificado e levantado, considere fazer um checklist. Pode ser usando um caderno ou mesmo um aplicativo de notas no seu smartphone. Isto será muito útil para que você não se esqueça de nenhum detalhe e o evento flua da melhor forma possível.

Faça uma pesquisa com os participantes

Após o evento, faça uma pesquisa com eles para entender o que você acertou na organização do evento e o que pode ser melhorado para o próximo. Faça perguntas objetivas e não tenha medo de críticas. Elas são extremamente importantes para você se desenvolver na organização de eventos empresariais!

Incluindo Personas no Plano de Marketing do seu evento

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Desenvolva personas de participante, expositor, patrocinador, etc. 

Quanto melhor você entender seu público, melhores serão seus eventos. Uma maneira de melhorar suas comunicações é que o seu evento desenvolva várias personas, que representam seus principais participantes e interessados. Isso facilita a personalização de suas mensagens de marketing de eventos para eles.

Personas são personagens fictícios que representam seus principais clientes e parceiros. Ao criar cada persona, você dá vida a detalhes pessoais, experiência e desafios, ajudando a imaginar com quem você está falando e a refinar as mensagens.

Por exemplo, você pode desenvolver personas detalhadas para:

Laura, 21 anos, Assistente de Marketing

  • Começando na indústria em seu primeiro emprego
  • Um poderoso usuário de mídia social em todas as redes
  • Instagram é seu canal favorito e ela verifica e publica várias vezes por dia
  • Ela segue vários vloggers no Youtube
  • Laura nunca participou de um evento antes
  • Ela está com vontade de aprender mais para poder progredir na carreira

Pedro, 36, diretor de marketing

  • Pedro tem muito pouco tempo e grandes metas para bater em uma corporação respeitada
  • Ele acessa o LinkedIn algumas vezes por mês, mas, por outro lado, ele não gasta muito tempo nas redes sociais ou o usa para contatos pessoais
  • Ele participou do evento três vezes antes
  • Ele está considerando adquirir um estande na feira ou até mesmo se o patrocínio pode valer a pena este ano.

Luana, 42, CEO

  • Luana é a fundadora de um start up em rápido crescimento
  • Ela está ativa no Instagram, Facebook, Twitter e LinkedIn
  • Luana faz questão de conhecer pessoas para compartilhar detalhes de sua empresa
  • Ela trabalha na indústria há vinte anos e é muito experiente e apaixonada
  • Ela participou de outros eventos do setor, mas não este
  • Ela pode estar interessada em participar do evento se a lista de participantes e as oportunidades de networking forem atraentes

Os “personagens” devem ser criados a partir de suposições baseadas em dados, mas devem ser orientados por seus objetivos e prioridades de marketing. À medida que você coleta mais dados, as personas podem se desenvolver e se tornar mais factuais usando informações de software de marketing de eventos, dados de pesquisa, análise de sites, aplicativos móveis, dados de resposta em tempo real e outras ferramentas.

Exemplos de perguntas para responder por seus perfis de persona:

  • Como eles consomem conteúdo?
  • Quais tecnologias e mídias sociais eles usam?
  • Quando é mais provável que eles interajam e como?
  • Quem são seus principais influenciadores?

E então? Pronto para começar a descrever suas personas? Baixe aqui nosso template para ajudar você nesta tarefa!

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Como encontrar o espaço ideal para seu evento corporativo

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Existe luz natural suficiente? As pessoas conseguem chegar com transporte público ou parar seus carros perto? Quão barulhento é o espaço? Estas são apenas algumas das perguntas que você deve se perguntar antes de reservar para o um espaço para sua reunião ou evento corporativo. Você já sabe que um espaço de sucesso começa como sendo funcional e inspirador. Simplifique sua pesquisa com suas dicas.

Começando do começo: Defina uma região

Comece o processo de planejamento cerca de dois meses antes do evento. Começo por encontrar a região ideal. O mapa da Agenda Open por localização, preço e tamanho facilita a escolha de uma vizinhança, quantidade de participantes que comporta e faixa de preço para o seu evento. Depois de ter analisado os espaços, peça uma cotação e depois de reservar o espaço, encaminhe para os participantes um convite com o endereço e horário do evento.

Tempo é tudo

Sempre deixe uma “gordura” no tempo do seu evento. Se o seu evento é para iniciar às 9:00, marque ele como iniciando às 8:30. As pessoas costumam se atrasar, seja por causa de problemas pessoais e imprevistos, até por causa do trânsito das grandes cidades. Também se planeje para ficar até uns 30-40 minutos depois do evento acabar. Outra coisa é a parte de TI: sempre cheque as questões audiovisuais antes do início do evento.

Perguntas a serem consideradas ao alugar um espaço para evento corporativo

  • O espaço é grande o suficiente para abrigar minha equipe?
  • Quão perto está o espaço para o nosso escritório?
  • Poderei mover a configuração da sala de acordo com os gostos de meus gerentes (algumas pessoas gostam do estilo de sala de aula, enquanto outras adoram configurar uma mesa redonda)
  • Existe uma boa configuração de audiovisual e TI?
  • Quão grande é a tela de projeção para apresentação?
  • Nossos funcionários podem vir de carro e há vagas para estacionar?
  • Há espaço para um balcão para comida e bebida?
  • A localização é “legal” ou moderna?
  • Existe luz natural suficiente?
  • Existem janelas? As pessoas podem ver do lado de fora?
  • Quão barulhento é isso?
  • Tem uma cozinha (pia / geladeira etc)?
  • Há assentos suficientes? É um assento confortável?

6 dicas para locações de sucesso

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O locatário do espaço não é simplesmente um provedor de espaço para locador. Ele é peça fundamental no sucesso do evento de seus clientes. E isto é muito importante entender. A locação de um espaço não se resume a simplesmente disponibilizar um espaço e pronto. É fundamental, caso o objetivo seja fidelizar seus clientes e também gerar propagadores dos seus serviços, ir além!

Abaixo vamos listar algumas dicas de como ir além, dar esse passo a mais para conquistar clientes, aumentar o engajamento com eles e transformá-los em propagadores do seu serviço e da sua marca.

 

  1. Crie um kit de boas vindas

No dia anterior à reserva do hóspede, envie um documento de boas-vindas com todas as informações importantes antes do horário de funcionamento. Ela deve incluir coisas úteis como Wi-Fi, direções, estacionamento e o que fazer em caso de emergência. Os visitantes acham isso incrivelmente útil. Envie um documento detalhado para ter certeza de que todos os detalhes (layout / configuração, lixo, Audiovisual, etc.) foram confirmados. Estas informação podem parecer repetitiva, mas acredite: nunca é demais repeti-las! Isto demonstra cuidado e atenção ao evento do seu cliente. Ele com certeza se lembrará que você esteve atento a tudo que aconteceria no evento dele.

 

  1. Personalizar o layout

Depois de alguém reservar seu espaço, tenha uma noção das necessidades de configuração antecipadamente. Quantas cadeiras serão necessárias? Como eles querem que eles sejam configurados? Eles precisarão de audiovisual? Estas são algumas das questões que você deve fazer questão de perguntar a todos os clientes antes da reserva. Trabalhe para que o trablaho do seu cliente seja somente plugar o laptop dele no datashow, testar o som e microfone e se preparar para receber os convidados!

 

  1. Cumprimente com um sorriso e fique por perto para supervisionar

Garanta que haja alguém no local para receber seus convidados com uma atitude calorosa. Planejar um evento, reunião ou produção é estressante e um ser recebido por uma presença calma e experiente pode fazer uma grande diferença. Quando as pessoas chegarem, você (ou outro membro da equipe) dê um passeio rápido, lembrando-os da senha Wifi, mostrando-lhes onde as tomadas estão localizadas e entregando-lhes o kit de boas-vindas.

Enquanto erros podem acontecer, estar no local para cada reserva diminui drasticamente as chances de que algo dê errado. Permita que os clientes saibam que você estará no local durante toda a reserva, caso algo surja.

 

  1. Seja honesto sobre cobranças adicionais

Se houver algo que exija uma cobrança adicional (por exemplo, remoção de lixo), lembre a seus clientes na chegada. Descreva todos os custos no perfil do seu espaço e quando trocar mensagens com os clientes, mas um lembrete rápido no início da reserva sempre ajuda.

 

  1. Sinalize qualquer área “fora do limite”

Se o seu espaço tiver áreas específicas que estejam fora dos limites, sinalize-os. Caso ele tenha objetos de valor que não podem ser mexidos ou tocados, sinalize corretamente e sempre tenha pessoas a postos para ajudar na segurança.

 

  1. Pense nas pequenas coisas

Quer seja uma reunião ou evento, faça pequenos gestos – como oferecer canetas, blocos de anotações ou algo pequeno que possam ter esquecido – como forma de fazer com que os seus clientes se sintam bem-vindos. Os clientes apreciam quando há um esforço extra. Às vezes, são as pequenas coisas que mais importam.

Ideias fora da caixa para promover a união do time

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O trabalho em equipe faz o sonho funcionar. Isso ocorre porque, quando as equipes trabalham juntas, a produtividade aumenta e o moral da empresa também aumenta. No entanto, alinhar os funcionários pode ser incrivelmente desafiador. Para esse fim, não é surpresa que mais empresas estejam priorizando atividades de criação de equipes fora do escritório. Em vez de jantares em equipe ou happy hours, as empresas estão encontrando maneiras mais criativas que vão além da queda da confiança.

Se você ficou interessado e quer saber como, veja as dicas abaixo.

 

1) Entenda a personalidade de sua equipe

Como você pode imaginar, existem muitos tipos diferentes de personalidade na Empresa. Faça o teste Myers-Briggs para nos entender melhor e aprender a trabalhar juntos de forma mais eficaz. Faça os testes individualmente e depois passe algumas horas divulgando a intimidade dos resultados. É muito legal ver como as pessoas encaixamos umas nas outras (ou não) e como isso se aplica de forma transparente em fluxos de trabalho. Converse sobre como abordar as situações de maneira diferente e como tendem a tomar decisões.

 

2) Resolver problemas juntos

Uma forma muito legal de unir pessoas do time é ter um desafio em comum e nada melhor do que um jogo com diversas pistas como um jogo de caça ao tesouro ou escape. Desenvolva com parte da equipe interna um dia para sair do escritório e ir a um lugar neutro já com todo o jogo e regra programados. Resolver problemas juntos e em equipe que não estejam relacionados ao trabalho é uma excelente forma de unir o time.

 

3) Canalize o lado artístico

Que tal criar uma versão “The Voice” da sua empresa? Provavelmente você terá em seu time algumas pessoas talentosas (outras nem tanto) e se surpreenderá com o resultado. Além de uma diversão para todos que participam e assistem, os colaboradores serão incentivados a contribuir uns com os outros e torcer por eles.

 

4) Chacoalhe as coisas com teatro de improviso

Leve o teatro de improviso para a sua reunião de time. Além de divertido, este tipo de atividade também faz com que os colaboradores saiam da zona de conforto e aprendam a acolher a incerteza através da improvisação, inovação, criatividade e flexibilidade. Existem tantas lições aplicáveis ao trabalho mais eficaz – através de uma série de jogos, você pratica a audição intencional, a comunicação clara e o foco no poder da presença.

 

5) Pratique suas habilidades de apresentação

Falar em público não é para os fracos de coração. Mas imagine entregar uma apresentação principal a seus colegas em um tópico escolhido aleatoriamente, usando slides que você nunca viu antes. Esta é a roleta de apresentação. É uma maneira divertida de estabelecer confiança entre a equipe, desenvolver habilidades de apresentação e construir confiança pessoal.