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Escolhendo um Hotel para seu Evento Corporativo

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Realizar um evento corporativo como reunião, treinamento, workshop, palestra, cursos, entre outros, em um hotel tem diversas vantagens, tanto para o organizador do evento empresarial, quanto os convidados e frequentadores. Contudo, é muito importante para o organizador analisar muito bem as propostas de cada espaço para evento corporativo, bem como as suas vantagens e desvantagens.

Abaixo fizemos um passo a passo para ajudar você na escolha do hotel para realizar seu evento empresarial.

Objetivo do evento corporativo e quantidade de participantes

Assim como em outros posts em nosso blog que ajudam a escolher o espaço para seu evento, o primeiro passo é saber qual o objetivo do evento a ser realizado. Se o evento corporativo a ser realizado for uma reunião entre as pessoas da empresa, uma sala pequena em formato de reunião será a ideal. Contudo, caso o objetivo seja realizar uma imersão dos participantes em uma palestra, workshop, treinamento, curso ou outro tipo de evento com uma maior quantidade de pessoas, você deverá optar por hotéis que ofereçam uma estrutura com salas maiores e mais comodidades para os participantes. 

Localização do evento empresarial

Caso o evento seja para os funcionários da empresa que ficam alocados em uma localização específica, prefira hotéis com espaços para eventos próximos ao local de trabalho delas, facilitando assim o deslocamento dos participantes até o local do evento. Neste caso, oferecer transporte da empresa para o hotel onde será realizado o evento corporativo, é uma boa sugestão.

Se o evento for para pessoas que venham de diferentes regiões da cidade ou do país, então um hotel com estrutura para evento empresarial com localização próxima a transporte público e com estacionamento próprio é a melhor saída para facilitar a locomoção dos participantes. A grande vantagem em realizar um evento corporativo em um hotel quando há participantes de diversos locais que necessitarão de hospedagem é que uma grande dor de cabeça é cortada pela raiz: a locomoção dos participantes do evento durante a duração dele.

Nos dois casos, certifique-se, caso os participantes forem necessitar, se há restaurantes na redondeza, bem como estacionamento, mercados e drogarias.

Neste caso, o mapa oferecido na página de busca na Agenda Open é uma grande ajuda, pois você pode procurar o hotel para evento corporativo na melhor região da cidade em que deseja realizar seu evento empresarial.

Cheque a infraestrutura

Hotéis que são preparados para realização de evento corporativos usualmente tem uma boa estrutura com restaurante, acomodação, estacionamento e serviços a oferecer. Estes tipos de hotéis já dispõem de espaços específicos para realização de eventos com cadeiras e mesas para serem utilizadas.

Caso participantes do evento fiquem hospedados no hotel, confira também a estrutura dos quartos, bem como a conservação deles. A hospedagem também é parte importante na satisfação dos participantes do evento.

Além deste pontos também certifique se há banheiros suficientes para suportar a quantidade de pessoas que estarão presentes no evento. 

Equipamentos Audiovisuais

Muito raramente um evento corporativo não necessita de equipamento audiovisual. Seja um telão, projetor, caixa de som ou microfone, estes itens são essenciais para o sucesso do evento. Portanto, garantir que o hotel disponha destes equipamentos ou uma empresa terceirizada os deixe prontos para serem usados é ponto crítico na organização do evento empresarial.

Serviços oferecidos pelo hotel

Lembre-se de verificar quais os serviços oferecidos pelo hotel durante o evento corporativo. A internet é gratuita para os participantes ou é cobrada a parte? Água, café e chá estarão disponíveis para os convidados? Qual o tipo de alimentação como coffee break é oferecida pelo hotel?

Estas perguntas são muito importantes para se ter em mente durante a organização do seu evento para que não haja nenhuma surpresa.

Budget

Eventos empresariais normalmente tem orçamentos pré-definidos e é de extrema importância que o organizador se atenha a ele. Após o levantamento das opções dos hotéis disponíveis para realizar o evento corporativo, bem como dos serviços adicionais como alimentação e bebida, hospedagem e equipamentos audiovisuais, é a hora de analisar cuidadosamente todas as opções em relação ao budgetdo evento. 

Como encontrar o espaço ideal para seu evento corporativo

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Existe luz natural suficiente? As pessoas conseguem chegar com transporte público ou parar seus carros perto? Quão barulhento é o espaço? Estas são apenas algumas das perguntas que você deve se perguntar antes de reservar para o um espaço para sua reunião ou evento corporativo. Você já sabe que um espaço de sucesso começa como sendo funcional e inspirador. Simplifique sua pesquisa com suas dicas.

Começando do começo: Defina uma região

Comece o processo de planejamento cerca de dois meses antes do evento. Começo por encontrar a região ideal. O mapa da Agenda Open por localização, preço e tamanho facilita a escolha de uma vizinhança, quantidade de participantes que comporta e faixa de preço para o seu evento. Depois de ter analisado os espaços, peça uma cotação e depois de reservar o espaço, encaminhe para os participantes um convite com o endereço e horário do evento.

Tempo é tudo

Sempre deixe uma “gordura” no tempo do seu evento. Se o seu evento é para iniciar às 9:00, marque ele como iniciando às 8:30. As pessoas costumam se atrasar, seja por causa de problemas pessoais e imprevistos, até por causa do trânsito das grandes cidades. Também se planeje para ficar até uns 30-40 minutos depois do evento acabar. Outra coisa é a parte de TI: sempre cheque as questões audiovisuais antes do início do evento.

Perguntas a serem consideradas ao alugar um espaço para evento corporativo

  • O espaço é grande o suficiente para abrigar minha equipe?
  • Quão perto está o espaço para o nosso escritório?
  • Poderei mover a configuração da sala de acordo com os gostos de meus gerentes (algumas pessoas gostam do estilo de sala de aula, enquanto outras adoram configurar uma mesa redonda)
  • Existe uma boa configuração de audiovisual e TI?
  • Quão grande é a tela de projeção para apresentação?
  • Nossos funcionários podem vir de carro e há vagas para estacionar?
  • Há espaço para um balcão para comida e bebida?
  • A localização é “legal” ou moderna?
  • Existe luz natural suficiente?
  • Existem janelas? As pessoas podem ver do lado de fora?
  • Quão barulhento é isso?
  • Tem uma cozinha (pia / geladeira etc)?
  • Há assentos suficientes? É um assento confortável?

6 dicas para locações de sucesso

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O locatário do espaço não é simplesmente um provedor de espaço para locador. Ele é peça fundamental no sucesso do evento de seus clientes. E isto é muito importante entender. A locação de um espaço não se resume a simplesmente disponibilizar um espaço e pronto. É fundamental, caso o objetivo seja fidelizar seus clientes e também gerar propagadores dos seus serviços, ir além!

Abaixo vamos listar algumas dicas de como ir além, dar esse passo a mais para conquistar clientes, aumentar o engajamento com eles e transformá-los em propagadores do seu serviço e da sua marca.

 

  1. Crie um kit de boas vindas

No dia anterior à reserva do hóspede, envie um documento de boas-vindas com todas as informações importantes antes do horário de funcionamento. Ela deve incluir coisas úteis como Wi-Fi, direções, estacionamento e o que fazer em caso de emergência. Os visitantes acham isso incrivelmente útil. Envie um documento detalhado para ter certeza de que todos os detalhes (layout / configuração, lixo, Audiovisual, etc.) foram confirmados. Estas informação podem parecer repetitiva, mas acredite: nunca é demais repeti-las! Isto demonstra cuidado e atenção ao evento do seu cliente. Ele com certeza se lembrará que você esteve atento a tudo que aconteceria no evento dele.

 

  1. Personalizar o layout

Depois de alguém reservar seu espaço, tenha uma noção das necessidades de configuração antecipadamente. Quantas cadeiras serão necessárias? Como eles querem que eles sejam configurados? Eles precisarão de audiovisual? Estas são algumas das questões que você deve fazer questão de perguntar a todos os clientes antes da reserva. Trabalhe para que o trablaho do seu cliente seja somente plugar o laptop dele no datashow, testar o som e microfone e se preparar para receber os convidados!

 

  1. Cumprimente com um sorriso e fique por perto para supervisionar

Garanta que haja alguém no local para receber seus convidados com uma atitude calorosa. Planejar um evento, reunião ou produção é estressante e um ser recebido por uma presença calma e experiente pode fazer uma grande diferença. Quando as pessoas chegarem, você (ou outro membro da equipe) dê um passeio rápido, lembrando-os da senha Wifi, mostrando-lhes onde as tomadas estão localizadas e entregando-lhes o kit de boas-vindas.

Enquanto erros podem acontecer, estar no local para cada reserva diminui drasticamente as chances de que algo dê errado. Permita que os clientes saibam que você estará no local durante toda a reserva, caso algo surja.

 

  1. Seja honesto sobre cobranças adicionais

Se houver algo que exija uma cobrança adicional (por exemplo, remoção de lixo), lembre a seus clientes na chegada. Descreva todos os custos no perfil do seu espaço e quando trocar mensagens com os clientes, mas um lembrete rápido no início da reserva sempre ajuda.

 

  1. Sinalize qualquer área “fora do limite”

Se o seu espaço tiver áreas específicas que estejam fora dos limites, sinalize-os. Caso ele tenha objetos de valor que não podem ser mexidos ou tocados, sinalize corretamente e sempre tenha pessoas a postos para ajudar na segurança.

 

  1. Pense nas pequenas coisas

Quer seja uma reunião ou evento, faça pequenos gestos – como oferecer canetas, blocos de anotações ou algo pequeno que possam ter esquecido – como forma de fazer com que os seus clientes se sintam bem-vindos. Os clientes apreciam quando há um esforço extra. Às vezes, são as pequenas coisas que mais importam.