Realizar um evento corporativo como reunião, treinamento, workshop, palestra, cursos, entre outros, em um hotel tem diversas vantagens, tanto para o organizador do evento empresarial, quanto os convidados e frequentadores. Contudo, é muito importante para o organizador analisar muito bem as propostas de cada espaço para evento corporativo, bem como as suas vantagens e desvantagens.

Abaixo fizemos um passo a passo para ajudar você na escolha do hotel para realizar seu evento empresarial.

Objetivo do evento corporativo e quantidade de participantes

Assim como em outros posts em nosso blog que ajudam a escolher o espaço para seu evento, o primeiro passo é saber qual o objetivo do evento a ser realizado. Se o evento corporativo a ser realizado for uma reunião entre as pessoas da empresa, uma sala pequena em formato de reunião será a ideal. Contudo, caso o objetivo seja realizar uma imersão dos participantes em uma palestra, workshop, treinamento, curso ou outro tipo de evento com uma maior quantidade de pessoas, você deverá optar por hotéis que ofereçam uma estrutura com salas maiores e mais comodidades para os participantes. 

Localização do evento empresarial

Caso o evento seja para os funcionários da empresa que ficam alocados em uma localização específica, prefira hotéis com espaços para eventos próximos ao local de trabalho delas, facilitando assim o deslocamento dos participantes até o local do evento. Neste caso, oferecer transporte da empresa para o hotel onde será realizado o evento corporativo, é uma boa sugestão.

Se o evento for para pessoas que venham de diferentes regiões da cidade ou do país, então um hotel com estrutura para evento empresarial com localização próxima a transporte público e com estacionamento próprio é a melhor saída para facilitar a locomoção dos participantes. A grande vantagem em realizar um evento corporativo em um hotel quando há participantes de diversos locais que necessitarão de hospedagem é que uma grande dor de cabeça é cortada pela raiz: a locomoção dos participantes do evento durante a duração dele.

Nos dois casos, certifique-se, caso os participantes forem necessitar, se há restaurantes na redondeza, bem como estacionamento, mercados e drogarias.

Neste caso, o mapa oferecido na página de busca na Agenda Open é uma grande ajuda, pois você pode procurar o hotel para evento corporativo na melhor região da cidade em que deseja realizar seu evento empresarial.

Cheque a infraestrutura

Hotéis que são preparados para realização de evento corporativos usualmente tem uma boa estrutura com restaurante, acomodação, estacionamento e serviços a oferecer. Estes tipos de hotéis já dispõem de espaços específicos para realização de eventos com cadeiras e mesas para serem utilizadas.

Caso participantes do evento fiquem hospedados no hotel, confira também a estrutura dos quartos, bem como a conservação deles. A hospedagem também é parte importante na satisfação dos participantes do evento.

Além deste pontos também certifique se há banheiros suficientes para suportar a quantidade de pessoas que estarão presentes no evento. 

Equipamentos Audiovisuais

Muito raramente um evento corporativo não necessita de equipamento audiovisual. Seja um telão, projetor, caixa de som ou microfone, estes itens são essenciais para o sucesso do evento. Portanto, garantir que o hotel disponha destes equipamentos ou uma empresa terceirizada os deixe prontos para serem usados é ponto crítico na organização do evento empresarial.

Serviços oferecidos pelo hotel

Lembre-se de verificar quais os serviços oferecidos pelo hotel durante o evento corporativo. A internet é gratuita para os participantes ou é cobrada a parte? Água, café e chá estarão disponíveis para os convidados? Qual o tipo de alimentação como coffee break é oferecida pelo hotel?

Estas perguntas são muito importantes para se ter em mente durante a organização do seu evento para que não haja nenhuma surpresa.

Budget

Eventos empresariais normalmente tem orçamentos pré-definidos e é de extrema importância que o organizador se atenha a ele. Após o levantamento das opções dos hotéis disponíveis para realizar o evento corporativo, bem como dos serviços adicionais como alimentação e bebida, hospedagem e equipamentos audiovisuais, é a hora de analisar cuidadosamente todas as opções em relação ao budgetdo evento.