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Feedback em Eventos Corporativos

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Organizar um evento corporativo e executar ele com perfeição e garantir a satisfação de todos os participantes é extremamente complicado, se não impossível. Sim, infelizmente executar um evento corporativo perfeito é algo impossível. Sempre haverá algo que você sabendo ou não, não vai sair como planejado. E é aí que entra o feedback (ou formulário de opinião) entra em ação.

Negligenciado e subestimado por muitos organizadores de eventos corporativos, o feedback dos participantes é extremamente valioso. É nele que você consegue transformar algo abstrato em concreto. Ou seja, transformar opiniões e percepções dos participantes em números. E isto vale ouro! Com estes números e percepções em mãos, você vai entender o que deu certo no seu evento e o que precisa ser melhorado – na opinião de quem participou e não na sua ou da sua equipe, que tem uma visão viesada. Talvez o que você ache que não deu certo e que é crítico para o próximo evento, não seja a mesma percepção dos participantes. E o oposto também pode ser verdadeiro.

A seguir, vamos dar algumas sugestões de como elaborar um formulário de feedback com o qual você consiga extrair informações valiosas dos participantes de seu evento.

1 – Utilize uma plataforma online

Use a tecnologia a seu favor. Assim como você usa a Agenda Open para facilitar a busca por espaços de eventos e diminuir o seu tempo de busca por eles, utilize plataformas de pesquisa online que vão gerar relatórios automaticamente para você ou que tem a opção de exportar para um arquivo em Excel. Algumas opções gratuitas são o Google Forms  e o Survey Monkey. Muito importante você ter os contatos de endereço de e-mail dos participantes para enviar o formulário de pesquisa.

2 – Dê algo em troca para quem participa da pesquisa

As pessoas são ocupadas e fazer elas pararem para responder uma pesquisa, por mais que você tenha argumentos de que isto vai trazer benefícios para ela no futuro, é bem complicado. Por isto, pense em algo que você pode dar de benefício para quem responder a sua pesquisa. Você pode, por exemplo, dar um desconto para o seu próximo evento. Ou fazer um sorteio de algo bem legal entre as pessoas que responderem a pesquisa. Você também pode fazer uma parceria com alguém para dar um brinde para quem ajudar você dando feedback. Você verá que isto aumentará muito a sua taxa de resposta dos feedbacks.

3 – Timing é primordial

Não demore para enviar o formulário de feedback para os participantes do seu evento. A expressão “não demore” quer dizer: não deixe passar mais de 2 dias depois do evento para enviar o formulário. Mais do que isso, a sua pesquisa pode sair viesada, além dos participantes perderem o engajamento que tiveram no evento e assim a sua taxa de resposta diminuir drasticamente. Por esse motivo, prepare o formulário de feedback ANTES do evento. A elaboração do formulário deve ser parte da organização do evento. Além disso, avise os participantes que eles vão receber o formulário de feedback e caso tenha algum benefício para quem responder ele, anuncie isto também. 

4 – Faça sua pesquisa valer a pena

Criar formulário de pesquisa é como organizar um evento: é uma arte. Leva tempo e consome neurônios. Mas assim como eventos quando bem pensados e planejados, dão resultados incríveis. Por isto, separe um tempo para elaborar ele.

Antes de criar o formulário, se pergunte o que você quer saber. Quais são os questionamentos que você deseja que este formulário responda? Você quer saber se os participantes gostaram do evento? Se eles voltariam em um próximo? Se eles indicariam para alguém? Qual é o perfil de quem participou? Como eles gostam de ser abordados para consumirem os produtos que você vende? É muito importante neste processo você ter ciência de que as respostas que você gostaria de receber, podem não ser as que você receberá. E que as hipóteses que você formulou poderão cair por água abaixo. E isto é muito melhor do que você pode achar, pois as respostas te nortearão para fazer cada vez mais eventos melhores e com maior valor!

Há um artigo muito interessante no site do Survey Monkey que vai ajudar bastante você a elaborar o seu formulário de feedback. Clique aqui para ler o artigo “Diferença entre a pesquisa quantitativa e a qualitativa”.

Por fim, use ao máximo as conclusões tiradas da sua pesquisa com os participantes de seu evento. Após o resultado dela, faça uma sessão de “lições aprendidas” com seu time para analisar os resultados e já prever melhorias para os próximos eventos.

Escolhendo um Hotel para seu Evento Corporativo

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Realizar um evento corporativo como reunião, treinamento, workshop, palestra, cursos, entre outros, em um hotel tem diversas vantagens, tanto para o organizador do evento empresarial, quanto os convidados e frequentadores. Contudo, é muito importante para o organizador analisar muito bem as propostas de cada espaço para evento corporativo, bem como as suas vantagens e desvantagens.

Abaixo fizemos um passo a passo para ajudar você na escolha do hotel para realizar seu evento empresarial.

Objetivo do evento corporativo e quantidade de participantes

Assim como em outros posts em nosso blog que ajudam a escolher o espaço para seu evento, o primeiro passo é saber qual o objetivo do evento a ser realizado. Se o evento corporativo a ser realizado for uma reunião entre as pessoas da empresa, uma sala pequena em formato de reunião será a ideal. Contudo, caso o objetivo seja realizar uma imersão dos participantes em uma palestra, workshop, treinamento, curso ou outro tipo de evento com uma maior quantidade de pessoas, você deverá optar por hotéis que ofereçam uma estrutura com salas maiores e mais comodidades para os participantes. 

Localização do evento empresarial

Caso o evento seja para os funcionários da empresa que ficam alocados em uma localização específica, prefira hotéis com espaços para eventos próximos ao local de trabalho delas, facilitando assim o deslocamento dos participantes até o local do evento. Neste caso, oferecer transporte da empresa para o hotel onde será realizado o evento corporativo, é uma boa sugestão.

Se o evento for para pessoas que venham de diferentes regiões da cidade ou do país, então um hotel com estrutura para evento empresarial com localização próxima a transporte público e com estacionamento próprio é a melhor saída para facilitar a locomoção dos participantes. A grande vantagem em realizar um evento corporativo em um hotel quando há participantes de diversos locais que necessitarão de hospedagem é que uma grande dor de cabeça é cortada pela raiz: a locomoção dos participantes do evento durante a duração dele.

Nos dois casos, certifique-se, caso os participantes forem necessitar, se há restaurantes na redondeza, bem como estacionamento, mercados e drogarias.

Neste caso, o mapa oferecido na página de busca na Agenda Open é uma grande ajuda, pois você pode procurar o hotel para evento corporativo na melhor região da cidade em que deseja realizar seu evento empresarial.

Cheque a infraestrutura

Hotéis que são preparados para realização de evento corporativos usualmente tem uma boa estrutura com restaurante, acomodação, estacionamento e serviços a oferecer. Estes tipos de hotéis já dispõem de espaços específicos para realização de eventos com cadeiras e mesas para serem utilizadas.

Caso participantes do evento fiquem hospedados no hotel, confira também a estrutura dos quartos, bem como a conservação deles. A hospedagem também é parte importante na satisfação dos participantes do evento.

Além deste pontos também certifique se há banheiros suficientes para suportar a quantidade de pessoas que estarão presentes no evento. 

Equipamentos Audiovisuais

Muito raramente um evento corporativo não necessita de equipamento audiovisual. Seja um telão, projetor, caixa de som ou microfone, estes itens são essenciais para o sucesso do evento. Portanto, garantir que o hotel disponha destes equipamentos ou uma empresa terceirizada os deixe prontos para serem usados é ponto crítico na organização do evento empresarial.

Serviços oferecidos pelo hotel

Lembre-se de verificar quais os serviços oferecidos pelo hotel durante o evento corporativo. A internet é gratuita para os participantes ou é cobrada a parte? Água, café e chá estarão disponíveis para os convidados? Qual o tipo de alimentação como coffee break é oferecida pelo hotel?

Estas perguntas são muito importantes para se ter em mente durante a organização do seu evento para que não haja nenhuma surpresa.

Budget

Eventos empresariais normalmente tem orçamentos pré-definidos e é de extrema importância que o organizador se atenha a ele. Após o levantamento das opções dos hotéis disponíveis para realizar o evento corporativo, bem como dos serviços adicionais como alimentação e bebida, hospedagem e equipamentos audiovisuais, é a hora de analisar cuidadosamente todas as opções em relação ao budgetdo evento. 

6 passos para organizar um evento corporativo de sucesso

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Saiba o objetivo do evento

O principal ponto é saber o objetivo do evento. Ele vai ser uma reunião? Um workshop? Uma palestra? Ou vai ser uma convenção junto com uma feira? Na hora de começar a organização do seu evento corporativo, é extremamente importante saber e ter sempre em mente a razão pela qual ele vai ser realizado. Se for uma reunião, quantas pessoas vão participar? O objetivo dela é fechar algum negócio ou reunir a equipe interna de uma empresa para discutir o planejamento estratégico? Quantas pessoas participarão? 

Defina seu orçamento

Muitas pessoas esquecem de um dos pontos mais críticos: o orçamento (também conhecido como budgetem inglês). O seu orçamento irá impactar diretamente na escolha do local, bem como na alimentação e bebida e nos equipamentos. Conseguir gerenciar o orçamento do evento é realmente desafiador, mas imprescindível para o sucesso dele. Através de uma boa gestão dele, você irá conseguir conciliar a locação do espaço, bem como a contratação de alimentação e bebida e equipamentos (estes serão seus maiores custos na realização do seu evento corporativo).

Dica: Lembre-se sempre de conversar com o responsável pelo evento empresarial quais são as suas demandas e itens imprescindíveis para realização do evento junto com o orçamento disponível para ele. Com isto, você já terá mais de meio caminho andado em direção ao sucesso!

Escolha um espaço ideal

Tempos atrás era muito difícil encontrar o espaço ideal para um evento corporativo. Pesquisas levando em consideração localização, capacidade, tamanho e comodidades podiam levar dias. Contudo, graças à tecnologia e desenvolvimentos, você pode encontrar diversos espaços para eventos corporativos na Agenda Open de uma forma rápida e fácil pedindo diversas cotações para espaços de evento.

A escolha do espaço ideal deve sempre levar em consideração os seguintes itens: 

  • Localização: qual a melhor localização para os participantes do evento?
  • Quantidade de pessoas: quantas pessoas participarão do evento?
  • Formato da sala: para melhor aproveitamento do conteúdo e discussões, qual o melhor formato?
  • Comodidades: quais são as comodidades que o espaço de evento deve ter?
  • Tipo de espaço: ele deve ser mais sofisticado, descontraído ou moderno?

Contrate os equipamentos e alimentação necessários

Não se esqueça da contratação de equipamentos para realização do evento. Será necessário um projetor para exibição de slides ou vídeos? Se for passar um vídeo, um equipamento de som também é necessário. O evento tem mais de 30 a 40 pessoas? Se sim, um microfone pode ser uma boa ideia para não forçar a voz dos participantes.

Se o evento empresarial for mais longo que 2 horas, é recomendável que se sirva um coffee break para os participantes. Além disso, deixar água e café na sala, também é uma boa ideia. Caso seu evento se estenda o dia inteiro, contrate com um buffet ou com o espaço um almoço ou garanta que o espaço onde o evento é realizado tenha restaurantes para os participantes se alimentarem.

Faça um checklist para sua organização

Organizar um evento corporativo envolve muitas tarefas que podem ser esquecidas facilmente. Para que nada passe sem ser verificado e levantado, considere fazer um checklist. Pode ser usando um caderno ou mesmo um aplicativo de notas no seu smartphone. Isto será muito útil para que você não se esqueça de nenhum detalhe e o evento flua da melhor forma possível.

Faça uma pesquisa com os participantes

Após o evento, faça uma pesquisa com eles para entender o que você acertou na organização do evento e o que pode ser melhorado para o próximo. Faça perguntas objetivas e não tenha medo de críticas. Elas são extremamente importantes para você se desenvolver na organização de eventos empresariais!

Incluindo Personas no Plano de Marketing do seu evento

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Desenvolva personas de participante, expositor, patrocinador, etc. 

Quanto melhor você entender seu público, melhores serão seus eventos. Uma maneira de melhorar suas comunicações é que o seu evento desenvolva várias personas, que representam seus principais participantes e interessados. Isso facilita a personalização de suas mensagens de marketing de eventos para eles.

Personas são personagens fictícios que representam seus principais clientes e parceiros. Ao criar cada persona, você dá vida a detalhes pessoais, experiência e desafios, ajudando a imaginar com quem você está falando e a refinar as mensagens.

Por exemplo, você pode desenvolver personas detalhadas para:

Laura, 21 anos, Assistente de Marketing

  • Começando na indústria em seu primeiro emprego
  • Um poderoso usuário de mídia social em todas as redes
  • Instagram é seu canal favorito e ela verifica e publica várias vezes por dia
  • Ela segue vários vloggers no Youtube
  • Laura nunca participou de um evento antes
  • Ela está com vontade de aprender mais para poder progredir na carreira

Pedro, 36, diretor de marketing

  • Pedro tem muito pouco tempo e grandes metas para bater em uma corporação respeitada
  • Ele acessa o LinkedIn algumas vezes por mês, mas, por outro lado, ele não gasta muito tempo nas redes sociais ou o usa para contatos pessoais
  • Ele participou do evento três vezes antes
  • Ele está considerando adquirir um estande na feira ou até mesmo se o patrocínio pode valer a pena este ano.

Luana, 42, CEO

  • Luana é a fundadora de um start up em rápido crescimento
  • Ela está ativa no Instagram, Facebook, Twitter e LinkedIn
  • Luana faz questão de conhecer pessoas para compartilhar detalhes de sua empresa
  • Ela trabalha na indústria há vinte anos e é muito experiente e apaixonada
  • Ela participou de outros eventos do setor, mas não este
  • Ela pode estar interessada em participar do evento se a lista de participantes e as oportunidades de networking forem atraentes

Os “personagens” devem ser criados a partir de suposições baseadas em dados, mas devem ser orientados por seus objetivos e prioridades de marketing. À medida que você coleta mais dados, as personas podem se desenvolver e se tornar mais factuais usando informações de software de marketing de eventos, dados de pesquisa, análise de sites, aplicativos móveis, dados de resposta em tempo real e outras ferramentas.

Exemplos de perguntas para responder por seus perfis de persona:

  • Como eles consomem conteúdo?
  • Quais tecnologias e mídias sociais eles usam?
  • Quando é mais provável que eles interajam e como?
  • Quem são seus principais influenciadores?

E então? Pronto para começar a descrever suas personas? Baixe aqui nosso template para ajudar você nesta tarefa!

[maxbutton name=”Personas”]

Como encontrar o espaço ideal para seu evento corporativo

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Existe luz natural suficiente? As pessoas conseguem chegar com transporte público ou parar seus carros perto? Quão barulhento é o espaço? Estas são apenas algumas das perguntas que você deve se perguntar antes de reservar para o um espaço para sua reunião ou evento corporativo. Você já sabe que um espaço de sucesso começa como sendo funcional e inspirador. Simplifique sua pesquisa com suas dicas.

Começando do começo: Defina uma região

Comece o processo de planejamento cerca de dois meses antes do evento. Começo por encontrar a região ideal. O mapa da Agenda Open por localização, preço e tamanho facilita a escolha de uma vizinhança, quantidade de participantes que comporta e faixa de preço para o seu evento. Depois de ter analisado os espaços, peça uma cotação e depois de reservar o espaço, encaminhe para os participantes um convite com o endereço e horário do evento.

Tempo é tudo

Sempre deixe uma “gordura” no tempo do seu evento. Se o seu evento é para iniciar às 9:00, marque ele como iniciando às 8:30. As pessoas costumam se atrasar, seja por causa de problemas pessoais e imprevistos, até por causa do trânsito das grandes cidades. Também se planeje para ficar até uns 30-40 minutos depois do evento acabar. Outra coisa é a parte de TI: sempre cheque as questões audiovisuais antes do início do evento.

Perguntas a serem consideradas ao alugar um espaço para evento corporativo

  • O espaço é grande o suficiente para abrigar minha equipe?
  • Quão perto está o espaço para o nosso escritório?
  • Poderei mover a configuração da sala de acordo com os gostos de meus gerentes (algumas pessoas gostam do estilo de sala de aula, enquanto outras adoram configurar uma mesa redonda)
  • Existe uma boa configuração de audiovisual e TI?
  • Quão grande é a tela de projeção para apresentação?
  • Nossos funcionários podem vir de carro e há vagas para estacionar?
  • Há espaço para um balcão para comida e bebida?
  • A localização é “legal” ou moderna?
  • Existe luz natural suficiente?
  • Existem janelas? As pessoas podem ver do lado de fora?
  • Quão barulhento é isso?
  • Tem uma cozinha (pia / geladeira etc)?
  • Há assentos suficientes? É um assento confortável?

Quais são os tipos de eventos corporativos?

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Dentre eventos corporativos podemos destacar alguns tipos muito comuns e para os quais são comumente locados espaços para eventos corporativos. Abaixo há uma pequena lista dos tipos de eventos corporativos mais comuns e para os quais são comumente locados espaços e salas. Também fizemos uma breve descrição destes tipos de eventos corporativos para facilitar o entendimento e distinção entre eles.

Reunião

Usualmente feitas com até 20 pessoas, reuniões são realizadas para discutir estratégias, fechar negócios, estabelecer metas, discutir projetos entre poucas pessoas. Podem ser realizadas tanto dentro das empresas quanto fora. Grandes negócios são normalmente fechados em espaços neutros e por isso é muito comum salas de reuniões de hotéis serem utilizadas para esta finalidade. Além disso, algumas apresentações de resultados de empresas também são feitas no formato reunião.

Confraternização

Um evento mais descontraído e para reunir pessoas da mesma empresa, clientes ou fornecedores. É um tipo de evento usado para estreitar laços entre as pessoas e promover a interação entre elas. Podem ser realizadas em espaços abertos ou fechados. Neste tipo de evento, o importante é se assegurar que todos os participantes estejam confortáveis e estejam sempre interagindo.

Workshop

Um novo tipo de evento corporativo que está surgindo e que é principalmente realizado entre e intra times de empresas. O workshop é um tipo de evento longo (com no mínimo meio dia de duração) no qual há uma agenda pré-definida com diversos temas a serem abordados e discutidos. Neste tipo de evento também é comum se ver a realização de dinâmicas em grupo além de atividades que promovam a interação entre os participantes.

Coaching

Normalmente realizado entre um coach e um coachee em uma sala pequena e que dê bastante privacidade para que os assuntos privados e de desenvolvimento pessoal e profissional sejam abordados com tranquilidade. Há também sessões de coaching em grupo. Neste caso, também é necessário um espaço privativo para que a turma possa se desenvolver ao máximo.

Treinamento

É realizado para a disseminação de conhecimento no qual uma ou mais pessoas participam transmitido conhecimento e outras pessoas absorvendo este conhecimento.

Dinâmicas e Seleção

Realizados para recrutamento de novos colaboradores de empresas, as dinâmicas e seleções são eventos fechados a um público determinado e convidado. Neste tipo de evento é importante manter a privacidade e sigilo do que ocorre dentro do espaço.

Palestras

Reunindo diversos participantes para adquirirem conhecimentos passados por uma pessoa, as palestras costumam reunir uma grande quantidade de pessoas. São eventos nos quais a plateia é organizada em formato auditório e o palestrante tem um palco à sua disposição para realizar a sua explanação.

Convenção

Com diversos participantes reunidos para discutir uma variedade de assuntos dentro de uma área específica, as convenções são um dos maiores tipos de eventos demandando espaços de grandes capacidades. Diversas áreas como a médica, engenharia, farmacêutica entre muitas outras realizam convenções para discutir os últimos avanços da área e promover produtos e negócios.

Seminários

Com palestrantes de diversas áreas, aulas interativas, discussões e apresentações, os seminários são grandes eventos realizados para reunir diversas pessoas para discutirem temas ligados a uma área de interesse em comum. Menores que convenções, os seminários contam com diversos participantes com interesse em um tema em comum.

Feira

As Feiras são eventos realizados e promovidos com o intuito de dar visibilidade a expositores de produtos e serviços de um mercado específico. As Feiras são muito utilizadas para aumentar a visibilidade de uma marca através da exposição dela para um segmento específico, seja ele o consumidor final ou um intermediário. Muitos produtores de feiras aproveitam a oportunidade de reunir os players do mercado ou consumidores para promover palestras, debates e treinamentos durante a realização delas. Além de atrair mais pessoas, a feira passa a ter um papel de disseminadora de conhecimento no mercado.

Lançamento de produtos

Como o nome já diz, o evento “Lançamento de Produto” é realizado com o intuito única e exclusivamente de lançar um produto no mercado. Para este evento, que é preparado com muito zelo e cuidado tanto pela empresa produtora do produto, quanto pela agência contratada para organizar o evento, são convidados potenciais consumidores, especialistas no mercado, influenciadores e até imprensa especializada, tudo para que o produto chegue ao mercado da melhor maneira possível.

Premiações

Promovidas por empresas, premiações são eventos nos quais são reconhecidas pessoas, equipes e organizações por suas realizações. São eventos maiores e que contam com um público grande que está à espera da revelação dos ganhadores entre diversos indicados e candidatos. São excelentes eventos para promover networking e negócios entre todos os presentes. Normalmente são acompanhadas ou de um jantar ou coquetel para os convidados, candidatos e vencedores.

Leilão

Leilão é uma modalidade de negociação muito usada por órgãos públicos e empresas privadas para realizar vendas de artigos e objetos de uma forma simples e rápida. Muitas empresas e governo realizam leilões em diversos locais para eventos. Nesses eventos são leiloados objetos, bens móveis e imóveis, objetos de arte e entre outros.

Evento corporativo

Evento corporativo é um evento no qual participam colaboradores de empresas e seus sócios com o intuito de promover negócios e também obter novos conhecimentos. Eventos corporativos são uma ótima oportunidade para estreitar os relacionamentos entre equipes, clientes e fornecedores. Cada vez mais empresas promovem estes tipos de eventos para se exporem ao mercado e também captarem clientes além de conseguirem novos fornecedores ou estreitarem as relações que já tem com os atuais.

Networking

Em um evento de networking o principal objetivo é aumentar a rede de contato dos participantes. Neste tipo de evento, todos estão lá pensando em aumentar seu network e conseguir através dele novos clientes e fornecedores. Este tipo de evento é muito útil para os que estão entrando em um mercado novo ou queiram se manter ativos no mercado que já estão. É comprovado cientificamente que um bom relacionamento gera muito mais negócios do que simplesmente a publicidade. Portanto, investir em eventos de networking é uma ótima estratégia para quem busca crescimento dos seus negócios.

O que significa evento corporativo?

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Evento corporativo significa um evento focado para o público empresarial e de negócios. Um evento corporativo tem a finalidade de expor um assunto de interesse em comum de um segmento específico de uma comunidade empresarial.

Neste tipo de evento, que pode ser tanto realizado em um espaço dentro da empresa, em espaços específicos para eventos corporativos quanto em espaços fora do comum e exclusivos, são reunidas diversas pessoas que tem um objetivo ou interesse em comum para discutirem um assunto específico e se aprofundarem. Além disso, há uma grande oportunidade em eventos corporativos que é o networking. Neste tipo de evento, os participantes estão muito abertos a conversarem, compartilharem ideias e também contatos. É uma ótima oportunidade para estreitar relacionamento com empresas, fornecedores, clientes e funcionários.

Muitas empresas estão usando dos eventos corporativos para aumentar a sua visibilidade no mercado, fazendo dos eventos corporativos uma poderosa ferramenta de marketing e de relacionamento.

Enquanto alguns eventos corporativos são realizados in-house, ou seja, dentro das empresas, muitos outros são realizados em espaços externos, seja porque a empresa não tem um espaço grande suficiente para acolher a quantidade de pessoas que participarão do evento, seja porque querem um espaço diferente, próximo do seu público ou até para se um espaço isento.

Organizar um evento corporativo demanda tempo e conhecimento tanto dos detalhes da organização quanto do público que participará do evento. A Agenda Open pode facilitar grande parte ajudando na escolha do espaço. Você pode fazer uma busca (colocar os botões de busca), mandar um e-mail para a gente através do ajuda@agendaopen.com ou mandar a sua dúvida pelo chat no canto inferior direito da sua tela.