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Como encontrar o espaço ideal para seu evento corporativo

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Existe luz natural suficiente? As pessoas conseguem chegar com transporte público ou parar seus carros perto? Quão barulhento é o espaço? Estas são apenas algumas das perguntas que você deve se perguntar antes de reservar para o um espaço para sua reunião ou evento corporativo. Você já sabe que um espaço de sucesso começa como sendo funcional e inspirador. Simplifique sua pesquisa com suas dicas.

Começando do começo: Defina uma região

Comece o processo de planejamento cerca de dois meses antes do evento. Começo por encontrar a região ideal. O mapa da Agenda Open por localização, preço e tamanho facilita a escolha de uma vizinhança, quantidade de participantes que comporta e faixa de preço para o seu evento. Depois de ter analisado os espaços, peça uma cotação e depois de reservar o espaço, encaminhe para os participantes um convite com o endereço e horário do evento.

Tempo é tudo

Sempre deixe uma “gordura” no tempo do seu evento. Se o seu evento é para iniciar às 9:00, marque ele como iniciando às 8:30. As pessoas costumam se atrasar, seja por causa de problemas pessoais e imprevistos, até por causa do trânsito das grandes cidades. Também se planeje para ficar até uns 30-40 minutos depois do evento acabar. Outra coisa é a parte de TI: sempre cheque as questões audiovisuais antes do início do evento.

Perguntas a serem consideradas ao alugar um espaço para evento corporativo

  • O espaço é grande o suficiente para abrigar minha equipe?
  • Quão perto está o espaço para o nosso escritório?
  • Poderei mover a configuração da sala de acordo com os gostos de meus gerentes (algumas pessoas gostam do estilo de sala de aula, enquanto outras adoram configurar uma mesa redonda)
  • Existe uma boa configuração de audiovisual e TI?
  • Quão grande é a tela de projeção para apresentação?
  • Nossos funcionários podem vir de carro e há vagas para estacionar?
  • Há espaço para um balcão para comida e bebida?
  • A localização é “legal” ou moderna?
  • Existe luz natural suficiente?
  • Existem janelas? As pessoas podem ver do lado de fora?
  • Quão barulhento é isso?
  • Tem uma cozinha (pia / geladeira etc)?
  • Há assentos suficientes? É um assento confortável?

O que significa evento corporativo?

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Evento corporativo significa um evento focado para o público empresarial e de negócios. Um evento corporativo tem a finalidade de expor um assunto de interesse em comum de um segmento específico de uma comunidade empresarial.

Neste tipo de evento, que pode ser tanto realizado em um espaço dentro da empresa, em espaços específicos para eventos corporativos quanto em espaços fora do comum e exclusivos, são reunidas diversas pessoas que tem um objetivo ou interesse em comum para discutirem um assunto específico e se aprofundarem. Além disso, há uma grande oportunidade em eventos corporativos que é o networking. Neste tipo de evento, os participantes estão muito abertos a conversarem, compartilharem ideias e também contatos. É uma ótima oportunidade para estreitar relacionamento com empresas, fornecedores, clientes e funcionários.

Muitas empresas estão usando dos eventos corporativos para aumentar a sua visibilidade no mercado, fazendo dos eventos corporativos uma poderosa ferramenta de marketing e de relacionamento.

Enquanto alguns eventos corporativos são realizados in-house, ou seja, dentro das empresas, muitos outros são realizados em espaços externos, seja porque a empresa não tem um espaço grande suficiente para acolher a quantidade de pessoas que participarão do evento, seja porque querem um espaço diferente, próximo do seu público ou até para se um espaço isento.

Organizar um evento corporativo demanda tempo e conhecimento tanto dos detalhes da organização quanto do público que participará do evento. A Agenda Open pode facilitar grande parte ajudando na escolha do espaço. Você pode fazer uma busca (colocar os botões de busca), mandar um e-mail para a gente através do ajuda@agendaopen.com ou mandar a sua dúvida pelo chat no canto inferior direito da sua tela.

6 dicas para locações de sucesso

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O locatário do espaço não é simplesmente um provedor de espaço para locador. Ele é peça fundamental no sucesso do evento de seus clientes. E isto é muito importante entender. A locação de um espaço não se resume a simplesmente disponibilizar um espaço e pronto. É fundamental, caso o objetivo seja fidelizar seus clientes e também gerar propagadores dos seus serviços, ir além!

Abaixo vamos listar algumas dicas de como ir além, dar esse passo a mais para conquistar clientes, aumentar o engajamento com eles e transformá-los em propagadores do seu serviço e da sua marca.

 

  1. Crie um kit de boas vindas

No dia anterior à reserva do hóspede, envie um documento de boas-vindas com todas as informações importantes antes do horário de funcionamento. Ela deve incluir coisas úteis como Wi-Fi, direções, estacionamento e o que fazer em caso de emergência. Os visitantes acham isso incrivelmente útil. Envie um documento detalhado para ter certeza de que todos os detalhes (layout / configuração, lixo, Audiovisual, etc.) foram confirmados. Estas informação podem parecer repetitiva, mas acredite: nunca é demais repeti-las! Isto demonstra cuidado e atenção ao evento do seu cliente. Ele com certeza se lembrará que você esteve atento a tudo que aconteceria no evento dele.

 

  1. Personalizar o layout

Depois de alguém reservar seu espaço, tenha uma noção das necessidades de configuração antecipadamente. Quantas cadeiras serão necessárias? Como eles querem que eles sejam configurados? Eles precisarão de audiovisual? Estas são algumas das questões que você deve fazer questão de perguntar a todos os clientes antes da reserva. Trabalhe para que o trablaho do seu cliente seja somente plugar o laptop dele no datashow, testar o som e microfone e se preparar para receber os convidados!

 

  1. Cumprimente com um sorriso e fique por perto para supervisionar

Garanta que haja alguém no local para receber seus convidados com uma atitude calorosa. Planejar um evento, reunião ou produção é estressante e um ser recebido por uma presença calma e experiente pode fazer uma grande diferença. Quando as pessoas chegarem, você (ou outro membro da equipe) dê um passeio rápido, lembrando-os da senha Wifi, mostrando-lhes onde as tomadas estão localizadas e entregando-lhes o kit de boas-vindas.

Enquanto erros podem acontecer, estar no local para cada reserva diminui drasticamente as chances de que algo dê errado. Permita que os clientes saibam que você estará no local durante toda a reserva, caso algo surja.

 

  1. Seja honesto sobre cobranças adicionais

Se houver algo que exija uma cobrança adicional (por exemplo, remoção de lixo), lembre a seus clientes na chegada. Descreva todos os custos no perfil do seu espaço e quando trocar mensagens com os clientes, mas um lembrete rápido no início da reserva sempre ajuda.

 

  1. Sinalize qualquer área “fora do limite”

Se o seu espaço tiver áreas específicas que estejam fora dos limites, sinalize-os. Caso ele tenha objetos de valor que não podem ser mexidos ou tocados, sinalize corretamente e sempre tenha pessoas a postos para ajudar na segurança.

 

  1. Pense nas pequenas coisas

Quer seja uma reunião ou evento, faça pequenos gestos – como oferecer canetas, blocos de anotações ou algo pequeno que possam ter esquecido – como forma de fazer com que os seus clientes se sintam bem-vindos. Os clientes apreciam quando há um esforço extra. Às vezes, são as pequenas coisas que mais importam.

Achando o espaço perfeito para sua reunião externa

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Pense no propósito principal do seu offsite e em como você quer que seu time se sinta depois de sair. A resposta a essas perguntas deve ajudar a guiar sua busca por um espaço. Se você quiser que a equipe saia energizada e inspirada, a funcionalidade e a estética do espaço serão variáveis importantes.

Para garantir que seu local fique sem problemas, considere os seguintes fatores ao escolher o local certo para sua equipe.

 

Localização

A localização pode ser o principal fator ao iniciar sua pesquisa. Primeiro, pergunte ao organizador da reunião se eles querem um local próximo ao escritório ou se querem um espaço mais remoto, como um local de retiro na natureza. Outro fator a se pensar é se a equipe está planejando quaisquer atividades após o offsite. Se eles forem jantar ou beber depois, certifique-se de que há muitos restaurantes ou bares perto do local.

 

Transporte

Você quer que a equipe chegue ao local relaxada e pronta para o dia, sem se estressar com o trajeto. Se o local for mais distante do escritório, certifique-se de que todos tenham instruções a antes. Você pode até fornecer manobrista ou dar os códigos promocionais de aplicativos de transporte para que eles não precisem se preocupar com gastos posteriores.

 

Tamanho

Saiba o número de funcionários para saber o tamanho de um local para reservar. Em seguida, verifique novamente se há assentos suficientes para cada atividade. Como o intervalo e o vínculo durante as refeições são tão importantes, assegure-se de que a equipe tenha um lugar para comer juntos confortavelmente.

 

Custo

Dependendo do seu orçamento, você saberá se pode extravasar ou se precisará economizar no local. Planeje gastar cerca de 70% de seu orçamento no local para que você ainda tenha fundos suficientes para alimentação, transporte e materiais.

 

Estética

Pense no propósito do offsite e que estética é importante para a equipe. Espaços únicos com luz natural e até mesmo espaço ao ar livre ajudarão a criar uma atmosfera propícia à criatividade e inspiração.

 

Layout

Veja as apresentações e sessões agendadas para determinar as necessidades de layout. A equipe vai querer uma configuração no estilo de sala de aula ou algo mais casual? Em seguida, defina áreas de destaque para qualquer brainstorm ou sessões de criação.

 

Alimentos e bebidas

Depois de ter escolhido o buffet que você deseja para o local externo, verifique a logística de onde devem ser entregues e dispostos. Dica profissional: entre em contato com nossa equipe de concierge para encontrar o serviço mais adequado ao seu local externo.

 

Equipamentos Audiovisuais e outros

Verifique as suas necessidades de áudio e vídeo, certificando-se de que o local está bem equipado antes de reservar. Pergunte ao líder da equipe se um projetor, televisão e outros materiais de apresentação, como quadros brancos, flipchart e / ou notas post-it são necessários. Esses pequenos detalhes podem causar um grande impacto.