O locatário do espaço não é simplesmente um provedor de espaço para locador. Ele é peça fundamental no sucesso do evento de seus clientes. E isto é muito importante entender. A locação de um espaço não se resume a simplesmente disponibilizar um espaço e pronto. É fundamental, caso o objetivo seja fidelizar seus clientes e também gerar propagadores dos seus serviços, ir além!

Abaixo vamos listar algumas dicas de como ir além, dar esse passo a mais para conquistar clientes, aumentar o engajamento com eles e transformá-los em propagadores do seu serviço e da sua marca.

1. Crie um kit de boas vindas

No dia anterior à reserva do hóspede, envie um documento de boas-vindas com todas as informações importantes antes do horário de funcionamento. Ela deve incluir coisas úteis como Wi-Fi, direções, estacionamento e o que fazer em caso de emergência. Os visitantes acham isso incrivelmente útil. Envie um documento detalhado para ter certeza de que todos os detalhes (layout / configuração, lixo, Audiovisual, etc.) foram confirmados. Estas informação podem parecer repetitiva, mas acredite: nunca é demais repeti-las! Isto demonstra cuidado e atenção ao evento do seu cliente. Ele com certeza se lembrará que você esteve atento a tudo que aconteceria no evento dele.

2. Personalizar o layout

Depois de alguém reservar seu espaço, tenha uma noção das necessidades de configuração antecipadamente. Quantas cadeiras serão necessárias? Como eles querem que eles sejam configurados? Eles precisarão de audiovisual? Estas são algumas das questões que você deve fazer questão de perguntar a todos os clientes antes da reserva. Trabalhe para que o trablaho do seu cliente seja somente plugar o laptop dele no datashow, testar o som e microfone e se preparar para receber os convidados!

3. Cumprimente com um sorriso e fique por perto para supervisionar

Garanta que haja alguém no local para receber seus convidados com uma atitude calorosa. Planejar um evento, reunião ou produção é estressante e um ser recebido por uma presença calma e experiente pode fazer uma grande diferença. Quando as pessoas chegarem, você (ou outro membro da equipe) dê um passeio rápido, lembrando-os da senha Wifi, mostrando-lhes onde as tomadas estão localizadas e entregando-lhes o kit de boas-vindas.

Enquanto erros podem acontecer, estar no local para cada reserva diminui drasticamente as chances de que algo dê errado. Permita que os clientes saibam que você estará no local durante toda a reserva, caso algo surja.

4. Seja honesto sobre cobranças adicionais

Se houver algo que exija uma cobrança adicional (por exemplo, remoção de lixo), lembre a seus clientes na chegada. Descreva todos os custos no perfil do seu espaço e quando trocar mensagens com os clientes, mas um lembrete rápido no início da reserva sempre ajuda.

5. Sinalize qualquer área “fora do limite”

Se o seu espaço tiver áreas específicas que estejam fora dos limites, sinalize-os. Caso ele tenha objetos de valor que não podem ser mexidos ou tocados, sinalize corretamente e sempre tenha pessoas a postos para ajudar na segurança.

6. Pense nas pequenas coisas

Quer seja uma reunião ou evento, faça pequenos gestos – como oferecer canetas, blocos de anotações ou algo pequeno que possam ter esquecido – como forma de fazer com que os seus clientes se sintam bem-vindos. Os clientes apreciam quando há um esforço extra. Às vezes, são as pequenas coisas que mais importam.